Gestione fondi

Il Titolare dei fondi:

A) Compila la richiesta di emissione ordine da inoltrare per via elettronica (formato doc) alla Segreteria INSTM, fornendo tutte le informazioni indicate nel modulo INSTM (all. A) e allegando idonea documentazione secondo quanto previsto dal Regolamento di Amministrazione e Contabilità. La Segreteria predispone l'ordine attribuendo un codice alfa/numerico per ciascuna Unità di Ricerca e inoltra l'ordine al fornitore. Avvenuta la consegna della merce il titolare dei fondi deve inviare la bolla di consegna/documento di trasporto alla Segreteria INSTM. La bolla/ddt costituisce l'attestazione dell'effettiva consegna e accettazione della merce. In relazione all'acquisto di strumentazione e materiale inventariabile in genere, all'atto della consegna deve essere compilato un "verbale di consegna e collaudo" (all. B) da inoltrare alla Segreteria INSTM. La fattura solitamente viene recapitata dal fornitore direttamente alla Segreteria INSTM che, effettuati i necessari controlli e previo ricevimento della documentazione suddetta da parte dell’Unità di Ricerca, provvederà al pagamento.

Per gli acquisti da fornitori italiani (Circolare per i fornitori), le normative vigenti prevedono che le Pubbliche Amministrazioni ed enti assimilati (quali il Consorzio INSTM) possano pagare solo dopo il ricevimento di fattura elettronica emessa ai sensi del DM 55 del 3 aprile 2013. Il Consorzio INSTM è altresì soggetto al meccanismo della scissione dei pagamenti dell’IVA (L. 190/2014 – “split payment” e circolare Agenzia delle Entrate 15/E del 13/04/2015). Per gli acquisti da fornitori extra – UE sono previsti adempimenti doganali e relativi costi accessori.

Per le modalità procedurali inerenti acquisti di beni e servizi si rimanda a quanto previsto dal Regolamento di Amministrazione e Contabilità del Consorzio INSTM.

B) Compila richiesta per attivare:

La Segreteria provvede all'attivazione e ai pagamenti in riferimento a quanto previsto dalle norme per l'assegnazione e la gestione di borse di studio, collaborazioni e consulenze (all. D).

C) Autorizza le missioni e il relativo rimborso:

Per il rimborso delle missioni il Consorzio ha approntato una procedura on-line: http://www.backoffice.instm.it. Per accedere alle istruzioni ed alla propria pagina missioni è necessario utilizzare la password personale rilasciata all’atto dell’afferenza, eventualmente recuperabile alla sottopagina log-in della sezione soci.

Tale procedura è da utilizzare fin dalla richiesta di autorizzazione missione, che occorre preventivamente inviare alla Segreteria INSTM.

Alla richiesta di rimborso dovranno essere allegati i documenti di viaggio e di spesa originali. Per l'utilizzo di un mezzo di trasporto proprio dovrà essere preventivamente rilasciata, da parte del richiedente, apposita dichiarazione scritta, anche questa presente nel modulo di richiesta rimborso missione. Le spese di missione vengono rimborsate in base al regolamento interno (all. G).

D) richiede il finanziamento di Borse di Dottorato o Assegni di Ricerca (anche in riferimento ad appositi bandi):

Sulla base della richiesta del titolare dei fondi, INSTM stipula apposita convenzione con il Dipartimento o l’Università di competenza per il finanziamento (o cofinanziamento) di assegni di ricerca o borse di dottorato secondo quanto previsto dal Regolamento e procedura per il finanziamento e cofinanziamento di assegni di ricerca e borse di dottorato di ricerca.

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